Итроскоп. Управление временем руководителя

Что такое тайм менеджмент? 

Тайм-менеджмент — это техники и методы для правильного распределения вашего времени. Сюда входит самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент поможет вам планировать время и экономить ресурсы.

Основные принципы тайм-менеджмента

Грамотное расставление приоритетов

Перед выполнением задачи, вам стоит определить насколько она будет сложна в выполнении, стоит ли она в приоритете на данный момент. И только после этого приступить к выполнению.

Планирование

При планировании своих задач, нужно определить, когда следует приступить к выполнению и сколько времени у вас это займет

Структурирование

Старайтесь структурировать свои бизнес-процессы, вам стоит четко понимать, когда и почему нужно приступать к выполнению. У вас должны быть способы отслеживания выполнения задачи и к каким результатам она вас привела. Это могут быть, как обычные текстовые документы, где вы составите основные заметки, либо удобные планировщики. 

Почему стоит обратиться к тайм-менеджменту?

Ваша работа, как руководителя обладает рядом особенностей, которые делают тайм-менеджмент необходимым инструментом

Примеры:

• Непостоянность внешней среды бизнеса. Обстоятельства в котором существует ваш бизнес постоянно меняются, в связи с этим меняются и ваши обязанности.
• Постоянное выполнение сложных задач, такие как: важные встречи, мероприятия, планерки и тд.
• Высокий уровень психологической и эмоциональной нагрузки, в связи с постоянной ответственностью за принятие решений.
• Многозадачность, которой всегда приходится придерживаться из-за необходимости контролировать все области вашего бизнеса.

Все эти факторы усложняют ваш труд, как руководителя. В данных условиях самый простой способ управлять временем – планирование своей деятельности.

Здесь мы опишем приёмы, которые позволят вам правильно планировать свою деятельность и более эффективно управлять временем.

• Составьте список задач. 

Начните с того, чтобы составить список всех задач, которые нужно выполнить. Расставьте приоритеты для каждой задачи, чтобы у вас сформировался порядок выполнения. 

• Организуйте свой рабочий день. После составления списка задач и расставления приоритетов, распределите время. Когда вам стоит начать делать ту или иную задачу именно по времени, и сколько у вас это примерно займет. Чтобы не оказалось так, что за один день все это выполнить попросту невозможно. Не стоит забывать о непредвиденных задачах, которые могут возникнуть в течении дня, постарайтесь оставить время в своем расписании для подобных случаев.

• Не откладывайте. Довольно банальный, но действенный совет. Это поможет вам избежать случаев скапливания работы, когда вы просто не в силах выполнить все поставленные задачи.

• Делегируйте. Если у вас есть команда, то делегируйте задачи, которые могут быть выполнены другими сотрудниками. Это поможет вам сосредоточиться на более сложных задачах.

• Не забывайте отдыхать. Важно иметь время для перерывов и отдыха, чтобы напросто не выгореть и поддерживать свою продуктивность. Разрешите себе перерывы и постарайтесь найти окно в вашем расписании, где вы сможете уделить время для занятий, которые вам нравятся.

• Анализируйте и улучшайте. Регулярно анализируйте свой рабочий день. Так вы сможете выявить какие привычки вам совершенно не подходят при планировании своего времени, а какие наоборот помогают вам лучше справляться.

Методы планирования времени:

Метод Помидора.

Этот метод предлагает вам работать в определенном интервале времени – 25 минут.  После него следует короткий перерыв в 5 минут. Когда пройдет четыре интервала, то вы берете длинный перерыв в 15-20 минут.

Этот метод помогает улучшить концентрацию и продуктивность в течение коротких периодов времени. Помогает при выполнении небольших задач на которых обычно сложно сконцентрироваться.

Матрица Эйзенхауэра.

Метод предполагает разделение задач на категории по уровню важности и срочности.

Это помогает определить задачи, которые нужно выполнить в первую очередь, а какие можно отложить, либо делегировать.

Метод ABC.

В данном методе задачи делятся на три категории: А (очень важно), B (важно), и C (менее важно). Задачи категории A должны быть выполнены в первую очередь, затем идут задачи категории B и только после них задачи C.

Ну и напоследок, список программ, которые помогут вам с тайм-менеджментом.

Evernote 

Сохраняет записи в одном месте. Это бесплатный продуктивный инструмент, позволяющий сохранять идеи, мысли и картинки различными способами. Есть даже возможность записывать совещания, интервью, выступления и идеи.

Google Календарь

Позволяет быть в курсе предстоящих событий и мероприятий и оповещать о них других.

Google Задачи

Удобно создавать списки дел и отслеживать выполнение. Есть возможность добавить к каждой задаче дополнительную информацию: дату, время, подзадачи.

Пробуйте разные способы планирования своего времени и адаптируйте их под себя, ведь все способы индивидуальные, стремитесь найти наиболее удобный для вас.

Войдите в систему или зарегистрируйтесь. Автор урока даст задание, проверит его и добавит в Ваш паспорт навыков.