Итроскоп. Как проводить планерки, совещания

Виды общения с сотрудниками

Деловые встречи с сотрудниками могут принести положительные результаты для вашей компании. Вы можете сделать их как хорошую традицию перед началом рабочего дня, что поможет дисциплинировать коллектив, более точно поставить цель и задачи перед сотрудниками. Понимание плана дает видение рабочего процесса для ваших сотрудников, что делает их наиболее эффективными. Также, хорошо проведенное совещание или планерка может придать сотрудникам сил и стимулировать их к работе в течение дня. Этот аспект играет важную роль в установлении хороших отношений между работником и руководителем, способствуя к сплочению коллектива.

Типы встреч:

Планерки – это короткие встречи (обычно не более 15 минут), которые проводятся ежедневно или еженедельно для обсуждения текущих задач и планирования работы на ближайший период. 

Цель планерок – обеспечить участников встречи информацией о текущем положении дел, чтобы каждый мог оптимизировать свою работу в соответствии с приоритетами и сроками.

Совещания – более формальные встречи, которые могут длиться от 30 минут до нескольких часов и проводятся для решения конкретных вопросов или проблем, обсуждения новых проектов или для принятия стратегических решений. На совещаниях обычно присутствуют представители различных отделов или команд, которые вносят свой вклад в решение проблемы или принятие решения.

Цель совещаний – достижение конкретных результатов.

Презентации – встречи, на которых представляется новый продукт, проект или идея. Презентации могут быть внутренними, для коллег и сотрудников, так и внешними, для потенциальных инвесторов и клиентов.

Тренинги и семинары – проводятся для обучения сотрудников определенным навыкам и знаниям, необходимым для работы. Тренинги также могут проводиться как внутренними, так и внешними экспертами.

Брифинг – общение между заказчиком и исполнителем по поводу работы над задачей или проектом. 

Цель – обсудить все нюансы, которые помогут исполнителю сделать качественную работу. В результате заполняется бриф – анкета с данными о заказчике, продукте и поставленной задаче. 

Также брифинги могут проводиться внутри компании для обеспечения своих сотрудников актуальной информацией.

Ретроспективы – встречи, которые проводятся в конце проекта или периода работы для анализа и выявления сильных и слабых сторон. Помогают улучшить процессы и подготовиться к будущим проектам.

Как провести планерку?

Чтобы планерка была продуктивной, применяйте четкие формулировки, голосования, рассматривайте по несколько вариантов решения, а не просто обсуждайте проблему. Также не забывайте отслеживать результаты прошлых планерок.

• Четко установите регламент встречи и круг обсуждаемых вопросов. Если чувствуете, что начинается разговор не по теме, то прерывайте и возвращайтесь к сути
• Не пытайтесь обсудить все по немножку. Выбирайте конкретные вопросы к каждой встрече
• Стремитесь выслушать каждого
• Выделите главные тезисы
• Поставьте новые задачи и назначьте дату следующей встречи

Темы планерки:

• Информационные. Используются с целью донести до каждого сотрудника информацию о текущем положении дел
• Мозговой штурм. Нацелен на поиск решений выявленной проблемы
• Планирование. Используется для распределения текущих задач, обозначения ответственных и выставления сроков.
• Обучающие. Используется для короткого разбора выбранных тем для совершенствования ключевых навыков сотрудников.

Планерка зависит от того для кого она проходит. Это может быть встреча сотрудников из одного отдела или сразу из смежных. К каждому из случаем будет разный подход, это стоит учитывать.

Как проводить совещания?

Совещания бывают:

Плановые – на них обсуждаются текущие вопросы компании. Они проводятся по графику спланированному заранее.

Внеплановые – собираются для оперативного решения конкретной задачи, которая возникла здесь и сейчас.

Правила проведения:

• Составьте план совещания. Таким образом вы ничего не забудете и у вас будет четкая структура проведения. С таким подходом вы сможете избежать постоянного перескакивания тем, что скорее всего собьет с толку сотрудников.
• Список сотрудников. Этот пункт зависит от тематики и поставленных задач. 
• Определите длительность. В среднем совещание длится от 30 минут до часа. Если вы захотите его сократить, то вероятнее всего у вас не получится охватить все вопросы и дать всем высказаться. Но если совещание будет длиться больше часа, то сотрудники постепенно перестанут вникать в суть разговора. Поэтому можете разбить совещание на 2 части с небольшим перерывом, что позволит людям прийти в себя и продолжить обсуждение
• Не забывайте о прошлых совещаниях. Начинайте общение с того, чтобы пройтись по предыдущем задачам и узнать о статусе их выполнения.
• Структурируйте. Важные задачи ставьте на первый план, а все остальное сдвиньте назад.
• Предупредите сотрудников. Сделайте электронную рассылку, либо скажите лично о планирующемся совещании.

Каждый из этих видов встреч имеет свои особенности и цели, и может быть использован в различных ситуациях в рабочей среде.

Войдите в систему или зарегистрируйтесь. Автор урока даст задание, проверит его и добавит в Ваш паспорт навыков.